Wer „Terminerinnerung“ sucht, will meistens wissen, was drinstehen soll. Dafür findest du unten zwei Mustertexte, einen für Mail und einen für SMS. Im Anschluss geht es um eine Sichtweise, die ich für unterschätzt halte: Eine Erinnerung hat ihr Ziel auch dann erreicht, wenn der Kunde daraufhin absagt. Denn eine frühe Absage gibt dir einen Platz zurück. Ein vergessener Termin bleibt einfach leer. Außerdem steht hier, wann die Erinnerung rausgeht und was das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb zur Einwilligung für Mail und SMS sagt. Was vorher in die Bestätigung gehört, beschreibt die Übersicht zur Terminbestätigung.
Terminerinnerung: Mustertexte für Mail und SMS
Per Mail:
„Betreff: Erinnerung an Ihren Termin morgen, Mittwoch, 11. November, 9 Uhr. Guten Tag Herr [Name], wir freuen uns auf Sie morgen um 9 Uhr bei uns in der [Adresse]. Es geht um [Anlass]. Bitte bringen Sie [Unterlage] mit. Sollte es bei Ihnen nicht klappen, genügt eine kurze Antwort auf diese Mail oder ein Anruf unter [Telefon]. Dann vergeben wir den Platz neu. Viele Grüße, [Name], [Betrieb]“
Per SMS:
„[Betrieb]: Erinnerung an Ihren Termin morgen, Mi 11.11., 9 Uhr, [Adresse]. Absagen oder verschieben: Antwort an diese Nummer oder [Telefon].“
Die SMS kommt mit einem Satz aus. Wichtig ist, dass der Name des Betriebs vorn steht, denn eine Nachricht von einer unbekannten Nummer wird schnell gelöscht.
Wann die Terminerinnerung rausgeht
Einen Zeitpunkt, der für jeden Termin passt, gibt es nicht. Die Frage, die du dir stellen kannst: Wie viel Vorlauf brauche ich, um bei einer Absage den Platz noch neu zu vergeben?
Für einen kurzen Termin im Büro reicht oft der Vortag. Ein Monteur, der einen halben Tag beim Kunden verbringt, braucht mehr Vorlauf, damit der Tag nicht leer bleibt. Muss der Kunde etwas vorbereiten, einen Raum freiräumen oder Unterlagen suchen, liegt die Erinnerung so früh, dass er das noch schafft. Leg den Zeitpunkt einmal je Terminart fest und schreib ihn auf. Dann erinnert jeder im Büro gleich, und keiner muss jedes Mal überlegen.
Wozu eine Erinnerung wirklich da ist
Die übliche Antwort lautet: damit der Kunde kommt. Ich halte das für die halbe Wahrheit. Wer seinen Termin wirklich vergessen hat, kommt nach der Erinnerung. Aber wer weiß, dass er nicht kann, und sich nur nicht meldet, ändert seine Meinung durch eine Erinnerung nicht. Ihn bringt sie höchstens dazu, abzusagen.
Genau das ist der Gewinn. Eine Absage am Vortag ist ein Platz, den du noch vergeben kannst. Ein Kunde, der einfach nicht erscheint, hinterlässt eine Lücke ohne Vorwarnung. Deshalb gehört der Weg zum Absagen in jede Erinnerung, und zwar so, dass er weniger Mühe macht als Wegbleiben: auf die Nachricht antworten genügt. Eine passende Antwort auf die Absage findest du unter Termin absagen.
Terminerinnerung per SMS oder Mail: was das UWG sagt
Für Werbung per Mail oder SMS gilt § 7 UWG. Nach Absatz 2 Nummer 2 ist Werbung unter Verwendung elektronischer Post ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten stets eine unzumutbare Belästigung. Für Telefonwerbung unterscheidet Absatz 2 Nummer 1: Verbraucher müssen vorher ausdrücklich eingewilligt haben, bei sonstigen Marktteilnehmern wie Firmenkunden reicht deren zumindest mutmaßliche Einwilligung.
Ob eine reine Terminerinnerung schon Werbung ist, beantwortet der Gesetzestext nicht ausdrücklich. Ebenso wenig sagt er wörtlich, ob eine SMS als elektronische Post zählt. Mein Rat für die Praxis deshalb: Frag bei der Terminvergabe, ob und wie der Kunde erinnert werden möchte, und notier die Antwort am Termin. Dann hast du die Einwilligung, egal wie die Frage später beurteilt wird. Gesetzesstand vom 30. Oktober 2026. Das ist keine Rechtsberatung.
Was § 7 Abs. 3 UWG für Bestandskunden regelt
Für Kunden, die schon bei dir gekauft haben, kennt § 7 UWG eine Ausnahme, die leicht zu weit verstanden wird. Absatz 3 erlaubt Werbung per Mail ohne Einwilligung nur, wenn alle vier Bedingungen erfüllt sind:
- Du hast die Mailadresse beim Verkauf einer Ware oder Dienstleistung vom Kunden selbst bekommen.
- Du wirbst für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen.
- Der Kunde hat nicht widersprochen.
- Du weist ihn bei der Erhebung der Adresse und bei jeder Verwendung klar darauf hin, dass er jederzeit widersprechen kann.
Die Ausnahme spricht von elektronischer Post für Direktwerbung. Sie ist kein Freibrief, eine Erinnerung mit Angeboten anzureichern. Stand: 30. Oktober 2026. Das ist keine Rechtsberatung.
Nur erinnern, nicht werben
Aus dem Abschnitt davor folgt eine einfache Regel: Eine Terminerinnerung enthält den Termin und nichts anderes. Kein Hinweis auf die Aktion im nächsten Monat, keine Bitte um eine Bewertung, kein Newsletter im Fuß.
Das ist nicht nur rechtlich die vorsichtigere Wahl. Eine Nachricht mit nur einem Zweck ist auch schneller gelesen. Wer in der Erinnerung zwischen Werbung den Termin suchen muss, lernt, solche Nachrichten zu überfliegen, und überfliegt dann auch die Uhrzeit. Willst du Kunden über Neues informieren, mach das mit Einwilligung und getrennt vom Termin.
Wer im Büro erinnert
In vielen Betrieben erinnert, wer gerade Zeit hat. An ruhigen Tagen gehen alle Erinnerungen raus, an vollen Tagen keine. Genau an den vollen Tagen fehlen sie dann.
Besser ist eine feste Zuständigkeit mit festem Zeitpunkt: Jeden Tag um dieselbe Uhrzeit geht jemand die Termine des nächsten Tages durch und erinnert. Dafür braucht er eine Liste, auf der steht, wer erinnert werden möchte und wie. Diese Liste ist dieselbe, die auch für Bestätigungen und offene Rückrufe gebraucht wird. Wie offene Rückrufe darauf geführt werden, beschreibt der Ratgeber Rückrufbitte.
Drei Beispiele aus dem Büroalltag
Erfunden, aber typisch: So unterschiedlich kann der richtige Zeitpunkt sein.
- Elektrobetrieb: Für Zählerwechsel muss der Kunde zu Hause sein und den Zählerschrank freihalten. Die Erinnerung geht zwei Tage vorher raus, damit er sich notfalls freinehmen oder einen Nachbarn bitten kann.
- Kanzlei: Für ein Beratungsgespräch braucht der Mandant Unterlagen. Die Erinnerung nennt sie einzeln und kommt so früh, dass er sie noch zusammensuchen kann.
- Großhandel: Ein Außendienstmitarbeiter besucht Kunden auf einer Tour. Die Erinnerung am Vortag fragt, ob der Einkäufer im Haus ist. Fällt ein Besuch aus, plant er die Tour um, statt vor einer leeren Tür zu stehen.
Terminerinnerung ist keine Zahlungserinnerung
Das Wort Erinnerung kennt man im Büro auch von offenen Rechnungen. Die beiden haben einiges gemeinsam. Beide funktionieren am besten, wenn sie freundlich, kurz und zu einem festen Zeitpunkt kommen. Und wenn eine von beiden ausbleibt, liegt es eher am Daran-Denken als am Text.
Der Unterschied liegt im Ton und in der Folge. Eine Terminerinnerung kommt vor dem Termin und macht die Absage leicht. Eine Zahlungserinnerung kommt nach der Fälligkeit und bittet um Zahlung. Formulierungen dafür sammelt der Ratgeber Zahlungserinnerung.
Wenn trotz Erinnerung niemand kommt
Auch die beste Erinnerung verhindert nicht jedes Wegbleiben. Dann hilft noch am selben Tag eine kurze Nachricht ohne Vorwurf, die einen Ersatztermin anbietet. So kann der Kunde wieder einsteigen, ohne sich rechtfertigen zu müssen.
Hat der Kunde vorher angerufen und niemanden erreicht? Dann liegt die Ursache vielleicht bei euch. Prüf in diesem Fall, was eure Ansage sagt und ob der Rückruf versprochen wurde. Wie eine Ansage aussieht, die eine Absage auch nach Feierabend möglich macht, steht im Ratgeber Anrufbeantworter-Text.
Terminerinnerungen mit einem KI-Agenten vorbereiten
Das Erinnern ist ein Ablauf, der jeden Tag gleich läuft. Ein voller Tag reicht, damit er liegen bleibt. Die Vorarbeit kann ein KI-Agent übernehmen, den ich für deinen Betrieb aufsetze: die Termine der nächsten Tage durchgehen, für jeden Kunden mit Einwilligung einen Entwurf nach eurer Vorlage schreiben und dir die Entwürfe vorlegen. Raus geht nur, was du freigegeben hast.
Den Entwurf schreibt der Agent für die Mail. Ob die Erinnerung auch als SMS rausgehen kann, hängt an euren Programmen. Das kläre ich, bevor ich etwas baue. Mit welchem Ablauf du am besten anfängst, zeigt dir der kurze Agenten-Check auf der Startseite.
Häufige Fragen
Wann sollte eine Terminerinnerung verschickt werden?
So früh, dass eine Absage noch etwas nützt, und so spät, dass der Termin noch nicht vergessen ist. Für viele Termine ist das der Vortag. Muss der Kunde etwas vorbereiten oder braucht ihr Vorlauf, um den Platz neu zu vergeben, liegt die Erinnerung früher. Den Zeitpunkt legst du einmal je Terminart fest, nicht jedes Mal neu.
Darf ich Kunden per SMS an Termine erinnern?
Frag bei der Terminvergabe, ob der Kunde per SMS erinnert werden möchte, und notier die Antwort. Für Werbung per elektronischer Post verlangt § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG eine vorherige ausdrückliche Einwilligung. Ob eine reine Erinnerung darunter fällt, sagt der Gesetzestext nicht ausdrücklich. Mit Einwilligung und ohne Werbung in der Nachricht bist du auf der sicheren Seite. Das ist keine Rechtsberatung.
Was schreibe ich in eine Terminerinnerung?
Tag mit Datum, Uhrzeit, Ort, den Anlass in wenigen Wörtern und einen einfachen Weg zum Absagen oder Verschieben. Muss etwas mitgebracht werden, kommt das dazu. Mehr nicht: Die Erinnerung ist keine zweite Bestätigung und kein Ort für Angebote oder Neuigkeiten aus dem Betrieb.
Wie erinnere ich höflich an einen Termin?
Mit einem freundlichen Satz statt einer Ermahnung. „Wir freuen uns auf Sie morgen um 10 Uhr“ klingt besser als „Bitte denken Sie an Ihren Termin“. Wer die Absage gleich mit anbietet, zeigt, dass er mit Planänderungen rechnet, und nimmt dem Kunden die Hemmung, Bescheid zu sagen.
Quellen
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