Irgendeine Form von Offene-Posten-Liste hat jeder Betrieb, der Rechnungen schreibt: als Auswertung im Rechnungsprogramm, als Tabelle oder als Stapel auf dem Schreibtisch. Woran es hakt, ist dann nicht die Liste selbst, sondern was mit ihr passiert. Sie zeigt, wer schuldet. Sie zeigt nicht, wer sich jetzt kümmert und wann. Deshalb schlage ich eine Spalte vor, die in einfachen Vorlagen fehlt: den nächsten Schritt mit Datum. Auf dieser Seite stehen die Spalten, die du brauchst, eine Sortierung nach Alter und die Verjährung, damit kein Posten unbemerkt verfällt. Wie die Liste ins ganze Mahnwesen passt, zeigt der Ratgeber Mahnwesen.
Was eine Offene-Posten-Liste ist
Eine Offene-Posten-Liste, kurz OP-Liste, führt jede Rechnung auf, die dein Betrieb an Kunden geschrieben hat und die noch nicht vollständig bezahlt ist. Sobald das Geld da ist, wird der Posten ausgebucht und verschwindet aus der Liste.
Gemeint ist hier nur die Seite der Ausgangsrechnungen, also Forderungen gegen Kunden. Die Rechnungen deiner Lieferanten, die du selbst bezahlen musst, sind ein anderes Thema und gehören in die Buchhaltung.
Die Liste beantwortet drei Fragen: Wer schuldet uns Geld? Wie viel? Seit wann? Für ein funktionierendes Mahnwesen fehlt noch eine vierte: Was ist der nächste Schritt? Um diese vierte Frage geht es auf dieser Seite.
Diese Spalten braucht die Offene-Posten-Liste
Ein Vorschlag, den du an deinen Betrieb anpasst:
| Spalte | Wozu |
|---|---|
| Rechnungsnummer | eindeutiger Bezug in jedem Schreiben |
| Kunde | Name, Ansprechpartner |
| Kundenart | Firma oder privat, wegen unterschiedlicher Regeln |
| Rechnungsdatum | Ausstellung |
| Zugang | wann und wie die Rechnung beim Kunden ankam |
| Fällig am | Zahlungsdatum laut Rechnung |
| Betrag | Rechnungsbetrag |
| Gezahlt | Teilzahlungen |
| Offen | Rest |
| Stufe | keine, Erinnerung, Mahnung, letzte Mahnung |
| Nächster Schritt | was als Nächstes passiert, mit Datum |
| Notiz | Zusagen, Reklamationen, Ratenvereinbarung |
Die Spalte Kundenart wirkt unscheinbar. Sie entscheidet aber, welche Zinsen gelten und ob die 30-Tage-Regel greift. Die Unterschiede stehen im Ratgeber Mahnung schreiben.
Die Spalte, die den Unterschied macht
„Seit 23 Tagen überfällig“ ist ein Befund. „Erinnerung am 4. Dezember“ ist eine Aufgabe. Den Unterschied merkst du an dem Tag, an dem du die Liste aufmachst: Beim Befund musst du jedes Mal neu überlegen, was zu tun ist. Bei der Aufgabe sortierst du nach Datum und arbeitest ab, was heute dran ist.
Jeder Posten hat deshalb immer genau einen nächsten Schritt. Nach dem Versand der Rechnung ist es die Prüfung am Fälligkeitstag. Nach der Zahlungserinnerung ist es die Prüfung am neuen Zahlungsdatum. Nach einer Zusage am Telefon ist es die Prüfung am zugesagten Tag.
Kommt eine Antwort, ändert sich der nächste Schritt, und die Notiz erklärt warum. Ruft ein Kunde wegen der Rechnung an und will zurückgerufen werden, ist die Rückrufbitte der nächste Schritt, mit Name und Zeitfenster.
Warum das Zugangsdatum in die Liste gehört
Eine einfache Liste führt nur das Rechnungsdatum. Für den Verzug zählt aber auch der Zugang. Nach § 286 Abs. 3 BGB gerät ein Kunde, der nicht Verbraucher ist, spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung zahlt. Bei Verbrauchern gilt das nur mit besonderem Hinweis auf der Rechnung.
Ist der Zugang unsicher, sieht das Gesetz für Kunden, die nicht Verbraucher sind, eine Ersatzregel vor: 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung.
Für deine Liste heißt das: Halte fest, wann und wie die Rechnung rausging, per Mail an welche Adresse oder per Post. Wer das beim Versand einträgt, muss es später nicht rekonstruieren. Das ist keine Rechtsberatung, Stand 30. Oktober 2026.
Offene Posten nach Alter sortieren
Eine Liste nach Rechnungsnummer zeigt, was du geschrieben hast. Eine Liste nach Alter zeigt, wo es brennt. Teile die offenen Posten deshalb in Altersgruppen ein. Ein Beispiel, die Grenzen legst du selbst fest:
| Gruppe | Bedeutung |
|---|---|
| noch nicht fällig | nichts zu tun |
| bis 14 Tage überfällig | Erinnerung nach eurer Regel |
| 15 bis 30 Tage überfällig | Mahnung |
| über 30 Tage überfällig | letzte Mahnung oder Entscheidung über den nächsten Weg |
Die Summe je Gruppe sagt dir mehr als die Gesamtsumme. Posten in der ersten Gruppe sind Alltag. Ein großer Betrag in der letzten ist ein Thema für den Inhaber.
Schau dabei auch auf die Kunden, nicht nur auf die Posten. Taucht derselbe Kunde Monat für Monat in den späten Gruppen auf, ist das ein Anlass, mit ihm über Zahlungsbedingungen zu reden, etwa über Abschläge vor Beginn der Arbeit. Wie die Texte für die einzelnen Stufen aussehen, steht in der Zahlungserinnerung Vorlage.
Verjährung: wann ein offener Posten zu alt wird
Ein alter Posten kann verjähren. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre. Sie beginnt nach § 199 Abs. 1 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und du von den Umständen und vom Kunden weißt oder ohne grobe Fahrlässigkeit hättest wissen müssen. Eine Forderung von 2026 verjährt danach mit Ablauf des 31. Dezember 2029, wenn du im selben Jahr von Kunde und Umständen weißt.
Wichtig für die Liste: Eine Mahnung hält die Verjährung nicht auf. § 204 Abs. 1 BGB nennt als Hemmung etwa die Klage oder die Zustellung eines Mahnbescheids, nicht das Mahnschreiben. Zahlt der Kunde einen Teil, kann das nach § 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB als Anerkenntnis gelten, und die Frist beginnt neu.
Es gibt besondere Fristen und weitere Hemmungsgründe, bei älteren Posten lass das prüfen. Stand 30. Oktober 2026. Das ist keine Rechtsberatung.
Offene-Posten-Liste aus dem Programm oder als Tabelle
Schreibst du deine Rechnungen mit einem Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm, prüf zuerst, ob es eine Auswertung der offenen Posten erzeugen kann und welche der Spalten oben sie schon hat. Zugang, Stufe, nächster Schritt und Notiz fehlen dort womöglich, weil sie keine Buchungsdaten sind.
Dann hast du zwei Wege. Entweder du nutzt Notiz- oder Wiedervorlagefelder des Programms, falls es welche gibt. Oder du führst eine einfache Tabelle neben dem Programm, in die du nur die überfälligen Posten mit nächstem Schritt überträgst.
Wichtig ist, dass es genau eine Liste gibt, die gilt. Zwei Listen mit unterschiedlichem Stand sind schlimmer als eine unvollständige. Wer zuletzt etwas eingetragen hat, sollte erkennbar sein.
Ein fester Tag für die Offene-Posten-Liste
Die beste Liste nützt nichts, wenn keiner hineinschaut. Lege deshalb einen festen Tag und eine feste Person fest. Ein Beispiel: Jeden Dienstagvormittag geht die Bürokraft die Liste durch, arbeitet die fälligen Schritte ab und legt dem Inhaber vor, was seine Freigabe braucht.
Dieser Termin fällt leicht aus, wenn es eng wird. Ein Elektrobetrieb mitten in der Saison, eine Kanzlei vor dem Quartalsende, ein Großhändler in der Inventur: Dann bleibt die Liste leicht liegen, und die Posten werden älter. Plane den Termin deshalb so, dass er auch in vollen Wochen hält, und benenne eine Vertretung.
Was der Durchgang ergibt, landet als nächster Schritt in der Liste. Die Beispiele auf dieser Seite sind ausgedacht und zeigen nur das Prinzip.
Die Offene-Posten-Liste als Arbeitsliste für einen KI-Agenten
Eine gepflegte Liste mit nächstem Schritt ist genau das, womit ein KI-Agent arbeiten kann. So wie ich Agenten baue, geht er die offenen Posten an eurem festen Tag durch, erkennt, welche Schritte heute dran sind, und schreibt die passenden Erinnerungen oder Mahnungen als Entwurf.
Raus geht davon nichts ohne deine Freigabe, und was verschickt wurde, siehst du danach mit Beleg. Ob er die Liste direkt aus deinem Programm liest oder aus einer Tabelle, klären wir, bevor etwas gebaut wird. Wie das in deinem Büro aussehen könnte, besprechen wir im Gespräch.
Häufige Fragen
Was ist eine Offene-Posten-Liste?
Eine Offene-Posten-Liste ist eine Übersicht aller Rechnungen, die dein Betrieb geschrieben hat und die noch nicht oder nicht vollständig bezahlt sind. Sie zeigt je Rechnung Kunde, Betrag, Fälligkeit und Stand. Damit siehst du auf einen Blick, wer dir Geld schuldet und seit wann. Rechnungen, die du selbst bezahlen musst, führt die Buchhaltung getrennt.
Welche Spalten braucht eine Offene-Posten-Liste?
Mindestens Rechnungsnummer, Kunde, Kundenart (Firma oder privat), Rechnungsdatum, Zugang beim Kunden, Fälligkeit, Betrag, bereits gezahlt, offen, Stufe (Erinnerung, Mahnung) und den nächsten Schritt mit Datum. Dazu eine Spalte für Notizen wie Zusagen oder Reklamationen. Die Spalte nächster Schritt ist die wichtigste, weil sie aus der Übersicht eine Arbeitsliste macht.
Wie oft sollte man die offenen Posten prüfen?
Das Gesetz schreibt keinen Rhythmus vor. Entscheidend ist ein fester Tag, an dem jemand die Liste durchgeht, und dass dieser Tag nicht ausfällt, wenn es im Büro eng wird. Wie häufig du prüfst, hängt davon ab, wie viele Rechnungen du schreibst. Wer wenige schreibt, kommt mit einem Termin pro Woche aus.
Wann verjährt eine offene Rechnung?
Nach der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und du von Kunde und Umständen weißt (§ 199 Abs. 1 BGB). Eine Mahnung hält die Verjährung nicht auf. Gehemmt wird sie etwa durch die Zustellung eines Mahnbescheids (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB). Das ist keine Rechtsberatung.
Quellen
- Bürgerliches Gesetzbuch, § 286 Verzug des Schuldners, abgerufen am
- Bürgerliches Gesetzbuch, § 195 Regelmäßige Verjährungsfrist, abgerufen am
- Bürgerliches Gesetzbuch, § 199 Beginn der regelmäßigen Verjährungsfrist und Verjährungshöchstfristen, abgerufen am
- Bürgerliches Gesetzbuch, § 204 Hemmung der Verjährung durch Rechtsverfolgung, abgerufen am
- Bürgerliches Gesetzbuch, § 212 Neubeginn der Verjährung, abgerufen am
Stand: