Mahnung schreiben: Eine klare Mahnung reicht fürs Gesetz

Wer eine Mahnung schreiben muss, denkt schnell in Stufen: erste Mahnung, zweite Mahnung, letzte Mahnung, dann Inkasso. Das Gesetz denkt anders. Für den Verzug braucht es genau eine Mahnung, und die muss vor allem klar sein. Jede weitere Stufe schreibst du für den Kunden, nicht für das Gesetz. Deshalb sollte sie nur ankündigen, was du danach wirklich tust. Gleich unten steht ein Muster zum Abschreiben, danach die Rechtslage, die Zinsen mit Stand und die Frage der Mahngebühren. Wo die Mahnung im ganzen Ablauf steht, zeigt der Ratgeber Mahnwesen.

Mahnung schreiben: Muster zum Abschreiben

Ein Mustertext für eine Mahnung an einen Kunden, der kein Verbraucher ist. Die Platzhalter in eckigen Klammern füllst du bei jeder Mahnung neu:

Für Privatkunden streichst du die Pauschale und rechnest mit dem niedrigeren Zinssatz. Wann Zinsen und Pauschale überhaupt anfallen, steht weiter unten.

Was eine Mahnung rechtlich bewirkt

Mit der Mahnung setzt du den Kunden in Verzug. Nach § 286 Abs. 1 BGB kommt er in Verzug, wenn er auf eine Mahnung nach Fälligkeit nicht leistet. Eine Mahnung genügt, eine Vorstufe verlangt das Gesetz nicht. Eine Form schreibt es nicht vor, den Zugang solltest du trotzdem belegen können. Was genau eine Mahnung ausmacht, definiert das Gesetz nicht. Schreib sie deshalb so, dass kein Zweifel bleibt, was bis wann zu zahlen ist.

Zwei Grenzen stecken im Paragrafen. Eine Mahnung vor der Fälligkeit wirkt nicht. Und kein Verzug besteht, solange der Kunde aus einem Umstand nicht zahlt, den er nicht zu vertreten hat (§ 286 Abs. 4).

Auch für den Mahnbescheid nach § 688 ZPO nennt das Gesetz keine Zahl vorheriger Mahnungen. Ab dem Verzug gelten Zinsen nach § 288 BGB, Einzelheiten weiter unten. Stand 30. Oktober 2026. Das ist keine Rechtsberatung.

Ist eine Mahnung ohne Erinnerung zulässig?

Ja, das steht im Abschnitt oben: Sobald die Rechnung fällig ist, darfst du mahnen, auch als erstes Schreiben.

Ob du das tust, ist eine Frage der Beziehung. Beim Großhändler, der seit Jahren pünktlich zahlt und diesmal eine Rechnung übersehen hat, wirkt eine Mahnung als erstes Schreiben schroff. Beim Neukunden, der schon bei der Auftragsbestätigung um Aufschub gebeten hat, ist sie angemessen.

Die Grenze zwischen beiden Schreiben ist ohnehin weniger scharf, als die Begriffe vermuten lassen. Entscheidend ist der Inhalt, nicht die Überschrift. Was eine gute Zahlungserinnerung ausmacht und wann sie die bessere Wahl ist, steht im eigenen Ratgeber. Die Mahnung trägt deshalb ihren Namen im Betreff, damit der Kunde den Schritt zur nächsten Stufe nicht übersieht.

Wie viele Mahnungen du schreiben musst

Rechtlich eine, auch das steht oben. Die dreistufige Mahnung ist eine Gewohnheit, die sich gehalten hat, weil sie dem Kunden Zeit gibt und dem Betrieb ein gutes Gewissen. Eine Vorschrift ist sie nicht.

Für deinen Betrieb heißt das: Du entscheidest, wie viele Stufen du willst. Ein Beispiel mit zwei Stufen: eine klare Mahnung mit neuem Datum, dann eine letzte Mahnung, die den nächsten Schritt ankündigt. Im Ratgeber Mahnwesen steht ein Beispiel mit drei Stufen, Erinnerung vorneweg. Beides geht, solange die Regel feststeht.

Mehr Stufen verlängern den Weg zum Geld, ohne die Rechtslage zu ändern. Ab der zweiten Mahnung wiederholst du nur, was der Kunde schon weiß. Schreib deine Stufen als Regel auf und trag den Tag der nächsten Stufe in die Offene-Posten-Liste ein.

Mahnung schreiben: diese Angaben gehören hinein

Die Grundangaben kennst du aus der Erinnerung: Rechnungsnummer, Datum, Betrag, neues Zahlungsdatum, Bankverbindung, Ansprechpartner. Eine Mahnung braucht dazu vier Dinge, die sie von der Erinnerung unterscheiden:

• Die Überschrift „Mahnung“, damit kein Zweifel bleibt, worum es geht.
• Eine Aufschlüsselung des Betrags: Hauptforderung, und falls du sie verlangst, Zinsen und Pauschale getrennt.
• Den Zeitraum der Zinsen, also ab welchem Tag und bis zu welchem Tag gerechnet wurde.
• Bei der letzten Mahnung den nächsten Schritt, den du wirklich gehst.

Eine fertige Erinnerung mit Platzhaltern findest du in der Zahlungserinnerung Vorlage, die Mahnung ganz oben auf dieser Seite. Prüf jede Zahl gegen die Rechnung und die Offene-Posten-Liste, bevor das Schreiben rausgeht.

Mahnung schreiben mit Zinsen und Pauschale

Was du im Verzug verlangen darfst, regelt § 288 BGB. Es hängt daran, ob ein Verbraucher nach § 13 BGB beteiligt ist, nicht daran, ob du ihn Firma oder Privatkunde nennst.

Der Basiszinssatz liegt laut Deutscher Bundesbank seit 1. Juli 2026 bei 1,52 Prozent und kann sich zum 1. Januar ändern.

Ein ausgedachtes Rechenbeispiel: Ein Großhändler hat 2.000 Euro offen bei einem Elektrobetrieb, der seit 30 Tagen in Verzug ist. 2.000 Euro × 10,52 % × 30 / 365 ergibt rund 17,29 Euro Zins, dazu 40 Euro Pauschale. Stand 30. Oktober 2026. Das ist keine Rechtsberatung.

Der Ton der Mahnung

Eine Mahnung darf bestimmt sein, sie muss nicht kalt sein. Bitte, Danke und ein Ausweg für den Fall, dass die Zahlung schon unterwegs ist, gehören auch in die zweite Stufe.

Bei Privatpersonen darf sie persönlicher klingen als bei einem Betrieb. Eine Familie, deren Dach der Dachdecker repariert hat, liest einen direkten, freundlichen Satz anders als Kanzleideutsch. Klar bleiben muss sie trotzdem: Rechnung, Betrag, Datum.

Bei Betrieben, Kanzleien oder Hausverwaltungen liest die Mahnung jemand in der Buchhaltung, der sie einem Vorgang zuordnen muss. Dort hilft vor allem Ordnung: Nummer im Betreff, Betrag aufgeschlüsselt, ein Ansprechpartner. Wer dort zahlt, ist nicht immer derjenige, der den Auftrag gegeben hat. Prüf vor der Mahnung, an wen sie gehen muss.

Mahngebühren: was das Gesetz hergibt

Eine feste Mahngebühr nennt das Gesetz nicht. § 280 Abs. 2 BGB gibt Ersatz für Schaden wegen verspäteter Leistung nur unter den Voraussetzungen des § 286, also im Verzug. § 288 Abs. 4 lässt einen weiteren Schaden neben den Zinsen zu.

Tritt der Verzug erst durch deine Mahnung ein, entsteht ihr Aufwand vor dem Verzug und ist kein Verzugsschaden. War der Kunde schon vorher in Verzug, etwa nach der 30-Tage-Regel oder durch ein Kalenderdatum, kann das anders sein. Für jedes weitere Schreiben zählt, was du belegen kannst.

Bei Kunden, die keine Verbraucher sind, wird die 40-Euro-Pauschale auf Schadensersatz für Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet (§ 288 Abs. 5). Wer daneben eigene Mahnkosten ansetzt, klärt vorher mit Anwalt oder Kammer, ob das geht. Stand 30. Oktober 2026. Das ist keine Rechtsberatung.

Nur ankündigen, was du auch tust

Die letzte Mahnung kündigt den nächsten Schritt an. Hier entscheidet sich, ob dein Mahnwesen ernst genommen wird. Steht dort „Andernfalls beantragen wir einen Mahnbescheid“, dann beantragst du ihn auch. Wer droht und dann nichts tut, bringt dem Kunden bei, dass die letzte Mahnung nicht die letzte ist.

Kündige deshalb nur an, was du vorher entschieden hast: Mahnbescheid, Übergabe an einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen. Ab dort beginnt das Forderungsmanagement, ein eigenes Fach, das diese Seite nur streift.

Meldet sich der Kunde nach der letzten Mahnung außerhalb der Bürozeiten, sollte dein Anrufbeantworter-Text sagen, wann ihr zurückruft. Ein Kunde, der zahlen will und niemanden erreicht, wird sonst zum Fall für das Gericht, obwohl er keiner sein müsste.

Mahnung schreiben lassen, freigeben musst du selbst

Eine Mahnung entwerfen kann ein KI-Agent. Er sieht, welche Rechnung nach euren Regeln dran ist, und legt dir die Mahnung als Entwurf vor, passend zu Kunde und Vorgang. Zinsen und Pauschale setzt du ein oder prüfst sie, bevor du freigibst.

Verschickt wird die Mahnung erst nach deiner Freigabe. Gerade bei der Mahnung ist das kein Formalismus. Der Agent kennt das Telefonat von gestern nicht, in dem der Kunde die Zahlung zugesagt hat, wenn es niemand notiert hat. Du schon. Ob er die offenen Posten aus deinem Programm lesen kann, hängt am Programm, das prüfe ich vorher.

Ob sich das Nachhalten offener Rechnungen in deinem Betrieb für einen Agenten eignet und an welcher Stelle du freigeben würdest, besprechen wir im Gespräch.